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ERP系統下國企會計基礎工作轉變探討

來源:原創論文網 添加時間:2019-01-07

摘要

  ERP系統指的是企業資源計劃, 是建立在信息技術基礎上的、將先進的信息技術與先進的管理思想集合到一起, 為企業的決策層級員工提供更好決策手段的管理平臺。基于這種環境, 國有企業會計基礎工作也在一定程度上發生了變化, 傳統的工作職能、工作方式、工作內容等都發生了一定的變化或延伸拓展, 使得會計基礎工作的范圍更為廣泛, 內容更加充實。

  1、ERP系統中的會計工作范疇

  ERP系統是基于全公司范圍內的高度集成、高度統一的管理系統, 是從原始的MRP管理系統發展而來的, 其拓展了MRP的各項功能, 跳出了傳統管理過程中的邊界, 從供應鏈的角度出發, 改善了企業內部業務流程, 提高了競爭力。ERP管理系統包括財務管理、物流管理以及人力資源管理等多個核心模塊。在這樣的背景下, 其與一般的財務管理軟件有著一定的區別, 其財務部分的功能主要分為會計核算、財務管理兩部分。其中, 會計核算的功能主要是記錄、核算、分析并反映出資金在企業經濟活動中的變化過程和結果, 通常由總賬、應收賬款、應付賬款、現金、固定資產等幾個部分構成。在總賬功能中, 其主要處理負責各個模塊各項數據的匯總, 編制主要會計報表, 是整個會計核算的核心內容。應收賬款功能主要包括客戶的管理、發票的管理以及付款管理等。應付賬款功能主要包括供應商管理、支票以及發票管理、賬齡分析等模塊。現金管理功能主要是對現金流入流出情況、銀行存款核算等方面進行管理, 包括硬幣、紙幣、支票以及匯票等。固定資產管理功能主要是對企業內部固定資產的增減變動情況、折舊有關的基金計提和分配等方面進行管理。在傳統的管理工作中, 上述管理過程十分零散, 而借助ERP系統, 這些管理工作能夠有效集中到一起, 方便管理也方便相關人員的查看, 管理的質量和效率較高。

ERP系統下國企會計基礎工作轉變探討

  2、基于ERP環境的國有企業會計基礎工作轉變

  2.1、會計崗位設置和職責的拓展

  在傳統的會計工作中, 通常是采用人工的方式來展開工作, 在核算工作以及相關管理工作中, 無論是細小環節還是會計整體工作中, 都是通過人工的方式來進行工作, 效率較慢, 且容易出現錯誤。而在ERP環境下, 會計崗位的設置和職責得到了一定的拓展, 會計人員的職責不再局限于傳統業務上, 而是在此基礎上突破了部門之間的分隔界線, 使得會計信息的收集和整理范圍更加廣泛。由于會計相關業務信息的采集需要更多的保證數據完整性和準確性, 因此, 會計的崗位設置和職能范圍已經不僅僅以核算為中心來進行分類, 而是需要以各個業務的流程階段來進行劃分。如:在物資入庫、資產結轉以及工程使用等環節的基礎上, 設置相應的權限控制崗位, 以此來保證會計工作的統一性和準確性。

  根據上述內容可知, 在ERP環境下, 國有企業會計的崗位設置可以增設以下崗位:增設業務資料采集崗位、系統安全運行監督崗位、關鍵用戶整理分析崗位、信息化審計崗位等, 與此同時, 還要根據會計權限制度以及會計監督制度來劃分崗位職責范圍和權限, 使崗位之間能夠相互聯系, 促進會計工作的全面融合。

  2.2、會計記賬憑證類型及簽章制度的擴展

  在ERP環境下, 會計記賬憑證類型以及簽章制度都得到了進一步的擴展, 第一, 在傳統的記賬憑證中, 憑證類型基本上為收款憑證、付款憑證以及轉賬憑證等形式, 分類較為清晰, 但是只適合傳統的手工會計記賬。而在ERP系統的支持下, 會計憑證來源于各個業務部門以及各個崗位, 這就使得記賬憑證的類型變得更多, 與此同時, 由于系統中的會計管理模塊會要求相關憑證按照業務類別、管理需求等不同的標準來進行設施和劃分, 因此, 記賬憑證類型會更加豐富。通常情況下, ERP系統內所包含的記賬憑證類型超過40種, 其中電力企業常用的憑證也有20多種, 雖然不同的國有企業會有不同的憑證類型和標準, 但是現階段的ERP系統基本上可以滿足會計基礎工作的需求。

  第二, 在ERP環境下, 除了記賬憑證類型進一步拓展之外, 記賬憑證簽章制度也存在管理變化。在內容上, 不僅涵蓋了傳統意義上行的記賬憑證簽章內容, 同時也增加了一些傳統工作中做不到的功能。ERP管理系統綜合了所有的信息, 只要輸入相應的業務需求, 就會按照系統內既定的業務流程來展開會計相關業務處理, 將信息以更加高效化、準確化地傳遞給用戶。根據相關統計, 我國3/4以上的國有企業會計憑證都在自動化、集成化地進行, 效率十分高。但有一點筆者建議改進, 建議取消簽名蓋章的傳統控制方法和手段, 同時在ERP系統中增加相應的控制手段和方法, 加強每個會計基礎工作的監督, 以便能夠在系統運行的過程中直接設置相應的責任人, 避免發生業務錯誤的時候出現責任推諉的情況。

  2.3、相關交接工作的轉變

  在傳統的《會計基礎工作規范》中, 在會計工作交接方面更加注重具體資料的傳遞、崗位職責的劃分等, 如:支票本、印鑒等現場交接以及相關交接人之間簽字等, 所涉及到的范圍相對廣泛, 內容也相對較為繁瑣, 交接的過程就很容易出現各種各樣的問題, 如:文件不全、數據丟失等情況。而在ERP環境下, 系統不僅包括了傳統意義上的會計交接基本工作, 同時也包含了信息資源的轉移以及相應責任的有效轉移, 特別是崗位權限、會計業務流程要點、電子文件檔案以及操作日志等方面的轉接。因此, 在會計交接系統設置中, 需要增加交接程序, 以保證交接工作的規范性和科學性, 避免發生紕漏。

  第一, 增加業務交接程序。由于會計基礎工作職責范圍已經進一步拓展, 對象相關業務流程也有了進一步的涉及, 因此, 需要在系統中增加業務流程交接, 或是在會計基礎工作中直接增加業務流程交接環節, 將業務過程中所使用的資料、關鍵環節資料等完整地進行交接。同時, 需要進行紙質資料以及電子資料的兩手準備, 避免材料發生惡意篡改或是丟失的情況發生, 影響了交接的質量。第二, 增加賬戶權限交接程序, 如果企業中的賬戶是以崗位為基礎進行劃分的, 那么在系統中的賬號、密碼以及相關的使用權限也應當要進行有效交接, 以便能夠分清工作職責和責任, 為順利交接創造良好的內部條件, 同時也能夠避免會計工作內容外泄, 保證相關數據的安全性。

  2.4、會計檔案管理的變化

  在傳統的會計檔案管理過程中, 通常需要將所有的憑證賬簿進行打印、裝訂以及存檔, 這樣雖然操作規范化, 但是其工作量較大, 內容較為繁瑣, 對工作人員來說是一項消耗巨大精力和時間的工作。而在ERP系統的支持下, 會計檔案管理工作也變得更加便捷化和精細化, 同時其內容也進一步拓展和延伸, 傳統方式上可以手工合并的憑證, 在ERP系統的支持下, 可以將這些合并的憑證進一步細化, 加強信息的全面性和準確性, 如:在電力企業中, 通常一個很小的配件都需要作出單據, 如:螺絲、螺母等, 如果采用傳統的檔案管理, 那么需要出更多的憑證單據, 浪費人力和物力, 而在ERP系統中, 只需要在制定的位置輸入相應信息就可以作好記錄和憑證, 與我國倡導的“節約理念”相呼應。

  此外, 傳統的檔案打印工作不僅會浪費時間, 同時成本也較高, 與我國各個企業的節能發展理念相悖。而在ERP系統的支持下, 可以借助系統中的功能來實現自動化的賬證核對、賬賬核對, 不需要再通過傳統的方式來對賬簿進行打印, 用電子數據來代替紙質的文件, 省時省成本, 且保證數據的真實、全面和完整。需要注意的是, 為了避免系統出現惡意攻擊導致數據丟失, 需要對會計相關數據進行定期備份, 保證相關數據檔案的安全性。

  2.5、會計附加原始憑證拓展

  在我國已經出臺的《會計基礎工作規范》中明確規定, 除了結賬以及更正錯誤信息的記賬憑證可以不附加原始憑證之外, 其他的記賬憑證都必須要附加原始憑證, 避免信息出現錯誤。這種方式在很大程度上增加了會計的工作量。而在ERP環境下, 這種附加原始憑證的方式在一定程度上受到了限制。一些國有企業的分布范圍較為廣泛, 子公司較多且在不同的地區, 其主要通過ERP系統來進行會計相關信息的傳遞, 系統會自動生成統一的憑證管理, 如果要求其將會計工作中的每一張記賬憑證都附加原始憑證, 顯然, 在地理條件和時間條件的限制下, 這種事情是不現實的。因此, 筆者建議, 在ERP系統中, 將記賬憑證與原始憑證牌照上傳到系統中, 方便核對。同時, 還要將子公司的原始憑證與記賬憑證進行統一裝訂并定期歸檔到總公司, 便于每張記賬憑證都能夠找到原始憑證, 對附加原始憑證有著一定的作用。

  3、結語

  綜上所述, 在國有企業會計基礎工作中, 傳統的會計基礎工作已經在發展的過程中逐漸顯現出弊端, 工作量較大、任務繁重等都已經為會計工作人員帶來了一定的壓力。而隨著ERP系統的發展, 會計基礎工作借助系統中的各項功能, 已經開始逐漸實現高效化的管理工作。無論是從崗位職責設置、會計記賬憑證類型及簽章方面, 還是從交接工作、檔案管理、附加原始憑證等方面, 都產生了一定的拓展性變化, 為會計工作的規范化提供了幫助, 為國有企業的發展營造了良好的內部環境。

  參考文獻
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